As mudanças nos modelos de trabalhos dos últimos anos, do presencial ao remoto e híbrido, exigiram que as empresas fossem atrás de novas tendências tecnológicas para criar, cada vez mais, um ambiente de trabalho digital inteligente.
O uso de Internet das Coisas (IoT), computação em nuvem, sistemas inteligentes de construção e dispositivos móveis de propriedade do usuário, assim como a digitalização dos processos de trabalho fazem parte dessa transformação.
Neste artigo, falaremos mais sobre a relação das ferramentas tecnológicas com os novos modelos de trabalho, especificamente quando o assunto é gestão de documentos digitais.
Uso crescente da tecnologia nos ambientes de trabalho
O esperado é que os próximos anos continuem a seguir os mesmos passos da digitalização que vemos atualmente. Uma pesquisa da Gartner mostrou as 10 principais tendências de inovação para 2023, sendo elas:
Metaverso
Imunidade Digital
Inteligência Artificial adaptável
Gestão de confiança, risco e segurança de IA
Computação em nuvem
Super Apps
Soluções sem fio
Engenharia de plataforma
Observabilidade aplicada
Tecnologia sustentável
O relatório ainda aconselhou que líderes de empresas em todo o mundo precisam “saber quando e onde as tendências tecnológicas terão um impacto potencial”, além de mostrar que 94% dos CEOs estão em busca ou desejam acelerar essa transformação digital.
Gestão de documentos na Era Digital
Quando pensamos em transformação digital, a gestão de documentos é um dos primeiros assuntos a serem implementados dentro de uma companhia. Seguir um sistema analógico de cuidado com papéis atrasa e prejudica outros processos de modernização.
Por isso, implementar a digitalização de documentos, seguida do uso da assinatura eletrônica, ajuda a otimizar o ambiente de trabalho e colocá-lo no caminho para o “digital inteligente”.
Porém, não basta ter apenas uma gestão de documentos digital para alcançar esse nível de maturidade em uma companhia. Esse processo precisa estar alinhado a outras ferramentas e tecnologias de um mundo cada vez mais conectado.
O uso de integrações entre sistemas a partir da computação em nuvem é um exemplo desse alinhamento. Assim como outros conceitos já citados no texto: os dispositivos IoT e a Inteligência Artificial.
Dispositivos móveis: a realidade dos ambientes de trabalhos digitais inteligentes
Os dispositivos móveis estão sempre presentes no dia a dia de quem trabalha remotamente ou de maneira híbrida, conectando-se a aplicativos corporativos e a internet, os smartphones, notebooks e tablets já são as ferramentas de trabalho de milhões de pessoas.
Contudo, já existem novos tipos de dispositivos que estão sendo adotados rapidamente, como móveis conectados para personalizar espaços de trabalho e iluminação inteligente para reduzir os custos de energia, são esses dispositivos que fazem parte do ecossistema IoT.
Gestão de documentos em dispositivos móveis
Quando o assunto é gestão de documentos, já é possível realizá-la a partir de dispositivos móveis. Utilizando o Adobe Acrobat Pro e o Acrobat Sign, você consegue gerenciar seus arquivos e assiná-los direto do seu smartphone com 100% segurança.
Forrester comprova que a digitalização de documentos oferece suporte à transformação do trabalho
Em uma pesquisa realizada pela Forrester para a Adobe, ficou comprovado que os gestores brasileiros reconhecem que recursos como compartilhamento e colaboração de documentos estão promovendo um ambiente de trabalho híbrido (86%).
Além disso, essas soluções também ajudam a reduzir tarefas manuais e mundanas (64%), aumentando a produtividade e o engajamento dos colaboradores.
E, ainda, melhoram a imagem da marca de uma organização ao atender às necessidades de seus funcionários por maiores alternativas digitais, fortalecendo, dessa forma, sua conexão com a organização (60%).
Ou seja, investir em ferramentas que ajudem no gerenciamento de documentos de maneira virtual impacta diretamente nos ambientes de trabalho. E isso pode ser visto como um possível caminho para um ambiente de trabalho digital inteligente.
Fonte: Adobe Brasil